Calendar sincronizat (iCal): cum eviți suprarezervările între platforme

Ce e un calendar iCal

iCal e un format standard pentru calendare. Fiecare platformă de rezervări îți dă un link, de obicei terminat în „.ics”, care arată zilele ocupate ale unei camere sau ale unui apartament. Când pui acel link pe altă platformă, ea îl citește din când în când și blochează aceleași zile.

Legătura e în ambele sensuri doar dacă o faci în ambele sensuri: exporți linkul de pe platforma A și îl imporți pe B, apoi exporți linkul de pe B și îl imporți pe A.

Pe Booking

În Extranet, mergi la Rates & Availability, apoi la Sync calendars. La tipul de cameră pe care vrei să-l sincronizezi alegi Add calendar connection. Acolo:

• ca să imporți, introduci linkul .ics de pe cealaltă platformă și îi dai un nume;
• ca să exporți, copiezi linkul Booking, pe care îl pui apoi pe cealaltă platformă.

Sincronizarea prin iCal pe Booking are condiții: cel mult 20 de tipuri de cameră, câte o singură unitate pe fiecare tip și fără un channel manager conectat. Booking spune că sincronizarea nu e în timp real și poate dura de la câteva minute la câteva ore.

Pe Airbnb

În Calendar, alegi anunțul, apoi Availability și Connect calendars:

• ca să exporți, alegi conectarea la alt site și copiezi linkul Airbnb;
• ca să imporți, introduci linkul .ics al celeilalte platforme, îi dai un nume și apeși Add calendar.

Airbnb spune că actualizează automat calendarele importate o dată la 3 ore și că poți apăsa manual Refresh, de un număr limitat de ori. Zilele blocate pe alt calendar pot apărea diferit pe Airbnb din cauza timpului de pregătire și a preavizului setate pe anunț.

Pe Travelminit

În anunț, la Prețuri și capacitate, găsești Sincronizare calendar (iCal), dacă unitatea e eligibilă. Folosești Importare calendar pentru linkurile celorlalte platforme și Exportare calendar pentru linkul Travelminit. Platforma spune că actualizarea poate dura până la 60 de minute.

Sunt eligibile un apartament unic, mai multe apartamente cu anunțuri separate sau o unitate cu tipuri de cameră care au câte o singură cameră.

Fereastra în care poate apărea o suprarezervare

Între momentul în care cineva rezervă pe o platformă și momentul în care celelalte citesc din nou calendarul, aceeași noapte poate părea liberă în altă parte. Cât de lungă e fereastra depinde de platforma care importă:

Ce poți face ca să o scurtezi:

• după o rezervare pentru o dată apropiată, blochează manual noaptea și pe celelalte platforme sau reîmprospătează calendarele unde se poate;
• conectează toate platformele între ele, nu doar două;
• păstrează aceeași structură a camerelor peste tot, ca fiecare link să corespundă aceleiași camere.

Când e mai bun un channel manager

iCal e gratuit și ajunge pentru multe cazări mici. Un channel manager e un serviciu plătit care sincronizează aproape în timp real și, de obicei, și prețurile și restricțiile. Merită luat în calcul când:

• ai mai multe camere identice sub același tip, pe care Booking nu le poate sincroniza prin iCal;
• ai multe rezervări, pe mai mult de două sau trei platforme;
• vrei ca prețurile și sejurul minim să se schimbe peste tot dintr-un singur loc.

Pe Booking, iCal și un channel manager nu merg împreună: când conectezi un channel manager, sincronizarea prin iCal de acolo nu mai e disponibilă.

Și site-ul tău

Site-ul cazării poate citi aceleași linkuri iCal și arăta oaspeților zilele ocupate, ca să nu-ți scrie pentru nopți pe care nu le ai. Un site care primește cereri de ofertă, nu rezervări automate, nu poate produce el o suprarezervare: tu confirmi fiecare cerere.